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  很多老板第一次找过来问做管理系统，第一句话都是，我们公司都用钉钉了，审批打卡报销都在上面，为什么还要再做一套？这话没毛病，钉钉确实解决了大部分日常办公的事。但真到业务跑起来，问题就一个个冒出来了。

钉钉解决的是通用办公，管不了你的生意

  钉钉上的审批、打卡、日历、文件，这些是所有公司都要用的通用功能，它做得确实好。但你公司是做建材批发的，客户要按区域给价、要压批结款、要跟仓库库存联动；你公司是做装修的，要按项目经理算提成、要跟踪每个工地进度、要对接施工队。这些业务流程钉钉上没有，你也改不了。

  我见过最头疼的一个老板，为了在钉钉上管建材批发，自己在审批流里搭了十七个表单，每个表单之间手动导数据。月底对账，财务要从五个表格里把数据拼起来，两天对不完。钉钉是个好工具，但它本质是个通用办公平台，你的生意是你的生意，两者根本不是一回事。

钉钉的数据不在你手里，流程也改不动

  用钉钉的时候，所有审批记录、客户沟通、文件，都存在阿里的服务器上。哪天你想把这些数据导出来做分析，或者想换个系统，会发现很多字段是钉钉预设的，导出来就是一堆 CSV，你自己的业务数据格式根本拿不到完整版本。

  更要命的是流程改不动。你公司原来一个报销流程，老板拍板说以后五千以下部门经理就能批，不用走我这边了。你去钉钉后台改一下审批流试试？涉及到多部门、多角色、条件分支的流程，钉钉能配，但配到后面你会发现，它的逻辑是固定的，你的业务逻辑要去迁就它。改个流程比登天还难，最后只能退回去用 Excel。

什么时候用钉钉就够了

  话不能说死。如果你公司就是十几二十个人，日常就是打卡、审批、开会、发文件，那钉钉免费版完全够用，没必要自己做系统。强行做一套，反而给员工增加负担。

  还有一种情况，你公司业务刚起步，流程每天都在变，这时候先用钉钉把事跑起来，等业务稳定了再考虑定制。别一开始就砸钱做系统，做完发现业务方向都变了，系统白做。

什么时候必须自己做系统

当你出现下面这几种情况，就别再硬撑着用钉钉了。

第一，你的业务流程跟别人不一样。比如你是做连锁加盟的，要给每个加盟商分不同的商品、不同的价格、不同的返点；你是做培训学校的，要按学员排课、按老师算课时费、自动扣课时。这些钉钉里根本没有现成功能。

第二，你要把多个系统打通。钉钉管办公，进销存管库存，财务软件管账，客户微信在企业微信里。你每天要在这几个系统之间切来切去，数据对不上。自己做一套系统，把这些数据全接到一个后台，老板打开手机就能看到今天卖了多少、库存还剩多少、哪个客户该回款了。

第三，你要把客户数据攥在自己手里。做过生意的都知道，客户是最值钱的资产。你用钉钉的客户管理模块，数据是钉钉的；用企业微信加客户，微信说封号就封号。自己做一套系统，客户资料、交易记录、跟进历史，全在你自己服务器上，谁也拿不走。

一个折中的做法

  不是说用了钉钉就不能做自己的系统。完全可以钉钉继续用来打卡、审批、开会，同时自己做一套业务系统管订单、库存、客户、财务。两套系统并行，钉钉管办公，你的系统管生意。

  甚至很多公司会把钉钉和自己的业务系统打通，员工在钉钉上就能收到业务系统的待办，审批结果自动写回业务系统。这样既不浪费已经用顺手的钉钉，又把自己的生意数据攥在手里。

  钉钉、飞书这些工具确实好用，免费、上手快、功能全。但它们是办公工具，不是你的生意系统。当你发现每天要花大量时间在几个系统之间导数据、凑报表，或者你的业务流程在钉钉上怎么配都别扭的时候，就是该考虑自己做一套系统的时候了。别一上来就否定钉钉，也别一味迷信定制，看你现在的业务阶段。